Kontrollnimekiri: korras kodukontor ja sujuv dokumendiringlus kirjatarvetega
Korras töölaud ja läbimõeldud dokumendihaldus säästavad aega ning vähendavad segadust. Allolev kontrollnimekiri aitab samm-sammult üle vaadata, millised kirjatarbed ja harjumused toetavad igapäevast kodukontori tööd.
Alusta tööpinna jaotamisest tsoonideks: kirjutamine, arhiveerimine ja postitused. Hoia igas tsoonis ainult vajalikud vahendid, et vältida pidevat asjade ümbertõstmist. Väike kandik või lauakorraldaja aitab hoida klambrid, teibid ja liimid ühes kohas.
Dokumentide sissevoolu jaoks loo kolm salve või kausta: “Saabunud”, “Töös” ja “Arhiveerida”. Lisa igale kaustale selge silt ning kasuta värvikoodi, kui peres on mitu kasutajat. Klambrid ja kinnitustarvikud hoiavad komplektid koos, et ükski lisa ei kaoks enne digiteerimist või arhiveerimist.
Märkmike ja planeerijate valikul tee selgeks, kas vajad päevaplaani, projektilehti või koosolekumärkmeid. Hoia üks põhimärkmik püsivalt laual ja varu teine “kaasaskantav”, et info ei hajuks eri paberitele. Lehemarkerid või kleepmärkmepaberid aitavad kiirelt olulised lehed üles leida ilma ümberkirjutamiseta.
Kirjutusvahendite osas sea sisse minimaalkomplekt: üks põhivärv, üks varupliiats ja üks kiirelt kuivav marker. Markerid ja viltpliiatsid sobivad kaustasiltide ja karpide märgistamiseks, kuid testi enne paberil, kas tint ei imbu läbi. Hoia kasutuses olevad pliiatsid ühes topsis ja ülejäänud eraldi varukarbi sees.
Pliiatsite teritaja ja kustukumm on väikesed, kuid mõjutavad töö sujuvust. Kontrolli teritaja tera seisukorda ja tühjenda puruanum regulaarselt, et lauale ei tekiks paberipuru. Kustukummi puhul eelista sellist, mis ei määri ja mille puru on lihtne kokku koguda.
Teipide ja liimide jaoks tee valik kasutusjuhtumi järgi: kinnitamine, parandamine või pakendamine. Hoia kleeplintide servad puhtad ja kasuta teibirulli hoidikut, et teip ei kleepuks iseenda külge. Liimipulk ja vedelliim kata pärast kasutamist kohe, et need ei kuivaks ning ei rikuks dokumente.
Kirjatarvete hooldus ja säilitamine algab keskkonnast: hoia paber kuivana ning eemal otsesest päikesevalgusest. Värviline paber säilib paremini suletavas sahtlis või karbis, et toonid ei pleegiks. Markerid hoia tootja soovituse järgi horisontaalselt või tihedalt suletuna, et otsikud ei kuivaks.